Comment assurer la gestion des ressources humaines dans les PME ?

entretien d'embauche RH

La gestion des ressources humaines dans les PME est moins structurée que dans les entreprises plus grandes. Cette activité engendre des contraintes financières, ce qui amène souvent les dirigeants à chercher des solutions à moindre coût.

Comment sont gérées les ressources humaines en PME ? Existe-t-il toujours un service dédié au sein de l’entreprise ? Qu’en est-il de l’externalisation de cette activité ? Un tour d’horizon sur l’ensemble de ces questions, dans cet article.

Les enjeux des ressources humaines dans les PME

Le capital humain constitue la pièce maîtresse de toute entreprise, il joue un rôle essentiel dans l’accroissement de sa compétitivité, ainsi que dans le relancement de sa croissance et de sa productivité.

Dans le contexte actuel, l’enjeu pour toute PME est de passer d’une simple administration du personnel à une vraie gestion des ressources humaines, avec tout ce qu’implique ce concept. Face aux nombreuses innovations technologiques et à la transformation numérique, les employés des PME doivent s’adapter, se former et être à l’origine d’idées innovantes.

Le personnel est le moteur et le levier du développement de l’entreprise, et c’est pourquoi il doit être valorisé à travers une politique RH efficace, qui lui permet d’être performant dans un environnement concurrentiel.

Une gestion des ressources humaines adaptée aux PME constitue un moyen puissant qui permet de solliciter la réactivité des salariés. Ceux-ci seront alors prêts à soutenir leur manager lors de la prise de décisions stratégiques ou ponctuelles. D’autre part, une GRH efficace permet aux employés d’être plus polyvalents dans leurs activités et au dirigeant de développer les modalités de recrutement et de suivi de carrière.

Quels sont les domaines d’action de la GRH dans les PME ?

La gestion des ressources humaines en entreprise regroupe un ensemble d’éléments et d’activités, comme l’embauche, la paie, la gestion des compétences, la communication interne et les relations sociales.

La gestion des recrutements

Il s’agit du principal axe de la gestion des ressources humaines en PME. Les recrutements sont effectués sur la base des besoins en personnel et des profils qui peuvent y correspondre.

La gestion administrative du personnel

La gestion du personnel figure au cœur de l’activité de la GRH figure. Elle concerne le cadre du travail, la répartition des responsabilités, l’organisation hiérarchique ainsi que les éventuels licenciements, arrêts de contrats et conflits internes.

La gestion des salaires et des primes

La GRH englobe également les aspects financiers relatifs à la paye du personnel, aux augmentations de salaires, au financement des formations et à l’épargne salariale.

La communication interne

La gestion des ressources humaines inclut aussi une composante communication interne, à travers des entretiens réguliers d’évaluations, afin d’assurer le suivi de l’évolution des employés. Ces entretiens directs sont d’excellents outils en faveur de la mise en valeur et de la gestion des compétences.

Comment est pratiquée la GRH dans les PME ?

Même s’il n’existe pas de structure dédiée à la GRH, les PME pratiquent cette activité au moyen d’un processus informel, souvent par manque de moyens financiers et en profitant de la proximité entre les différentes composantes de la hiérarchie.

La gestion des ressources humaines se fait selon différentes pratiques, souvent peu structurées, à cause des moyens financiers suscités et qui sont généralement inadaptés aux PME. Celles-ci se contentent alors d’une gestion ponctuelle des moyens humains, en dépit des contraintes liées aux obligations légales.

Généralement incapables d’investir dans une structure de GRH comme dans les grands groupes, les PME adoptent une politique réactive et flexible, basée sur la proximité entre les dirigeants et le personnel. Les rapports hiérarchiques dans ce type de structures sont en effet plutôt simples puisque la direction générale est souvent représentée par le chef d’entreprise, qui dirige une équipe réduite de 50 salariés au maximum.

Cet effectif limité produit de nombreux bénéfices pour l’entreprise, dans le cadre de la gestion du personnel :

  • Le dirigeant connaît plus facilement tous les membres du groupe.
  • La gestion du personnel se fait de manière individuelle, centralisée et directe, par une même personne.
  • Chaque salarié est valorisé par la place importante qu’il occupe au sein d’une équipe au nombre réduit.
  • Le recours à un intermédiaire pour la gestion du personnel est inutile, puisque le dirigeant a la possibilité d’effectuer cette tâche à travers la communication directe et les entretiens réguliers.
  • La proximité hiérarchique permet au chef d’entreprise d’encadrer continuellement ses collaborateurs, en assurant le suivi de près de leur évolution.
  • Les échanges entre les composantes hiérarchiques sont plus personnalisés, ce qui favorise la gestion de l’activité entre les employés et les managers.

Le dirigeant s’occupe de tous les aspects relatifs à la GRH, comme le recrutement, le suivi, la formation, la fidélisation et le management. Il peut se faire assister par un expert-comptable pour tout ce qui concerne les salaires, les primes de rendement et les avantages liés à la paie des employés.

Dans le cas de problèmes complexes tels que des conflits au sein du personnel ou une cessation de contrat, le dirigeant peut avoir recours à des consultants externes spécialisés en GRH.

Qui s’occupe de la gestion des ressources humaines dans les PME ?

En PME, c’est souvent le chef d’entreprise, parfois le comptable ou le directeur commercial qui s’occupe de cette tâche. La centralisation de la gestion des ressources humaines est facilitée par l’effectif réduit entre 10 et 50 personnes, et par la proximité hiérarchique entre les collaborateurs.

Malgré cela, il peut être nécessaire de faire appel à une expertise supplémentaire, comme pour la gestion des avantages sociaux et des salaires, où l’intervention d’un expert-comptable est souhaitable.

La fonction RH en PME est plus orientée gestion administrative que suivi de carrière et développement des compétences. C’est pour cette raison que cette tâche est souvent confiée à un membre du personnel, en cumul avec sa fonction principale. Outre le dirigeant, il peut s’agir par exemple d’un financier, d’un administratif ou d’un gestionnaire, qui s’occupe en même temps des aspects RH.

Cette fusion permet de créer des synergies qui fournissent des informations fiables et évitent les conflits entre la direction financière et celle des ressources humaines. Les informations relatives au personnel, comme la masse salariale, le temps de travail et le suivi des effectifs, sont en effet généralement très liées aux aspects financiers.

En ce qui concerne le recrutement, c’est généralement le chef d’entreprise qui garde pour lui cette prérogative, même s’il confie les tâches plus administratives à d’autres membres de l’équipe. L’embauche de nouveaux cadres et le dialogue social font intervenir de nombreux facteurs relatifs à la vision stratégique de l’entreprise.

De ce fait, s’il n’existe pas un processus particulier de recrutement, le dirigeant se réserve le droit de rechercher les profils qui correspondent le plus aux activités et aux besoins spécifiques de la PME.

Externaliser la GRH, est-ce rentable pour une PME ?

Ne pouvant pas embaucher un directeur des ressources humaines à temps plein, de nombreuses PME se trouvent dans l’obligation de déléguer les activités afférentes à un des cadres administratifs ou financiers. Afin de pallier le manque d’expertise au sein de l’entreprise, certaines fonctions RH en PME peuvent être externalisées.

L’offre de services RH via des consultants spécialisés ne cesse d’augmenter, proposant des services de plus en plus pointus et innovants. Si la tâche la plus couramment externalisée est la gestion de la paie du personnel, les PME se dirigent fortement vers l’externalisation d’autres prestations telles que le processus de recrutement ou la formation.

Pour éviter les frais relatifs à l’externalisation des services RH, l’entreprise peut inciter un de ses salariés à se former aux bases de la fonction RH, afin d’en faire un futur directeur des ressources humaines.

Le DRH en PME est un poste important qui aide à assurer la compétitivité, en planifiant des actions sur le long terme, ce qui n’est pas possible en faisant appel ponctuellement à des prestataires externes. Ce responsable peut faire appel à des cabinets de recrutement pour l’épauler, mais c’est à lui qu’incombe le rôle de retenir les collaborateurs, de travailler sur l’image de marque et d’assurer la pérennité du travail de l’équipe.

Quand faut-il recruter un directeur dédié aux RH ?

Au fil de la croissance de l’entreprise, le chef d’entreprise ne peut plus assurer la fonction de DRH, ni aucun autre de ses collaborateurs, en cumul de fonction. Tous les membres de l’équipe ont de moins en moins de temps à consacrer au processus d’embauche, aux déclarations sociales ou à la gestion des carrières.

L’augmentation des effectifs entraîne en effet de nouvelles obligations en termes de formation, de négociations salariales et de représentation syndicale. Les actuels collaborateurs qui s’occupent de ces missions peuvent alors se retrouver en manque de temps, mais aussi de compétences et de savoir-faire.

Les PME confrontées à ces complexités ne doivent pas les percevoir comme un frein à leur développement, mais plutôt comme une opportunité pour structurer leur fonction RH. Le champ d’actions dans ce domaine est à un moment donné tellement étoffé que le recrutement d’une personne dédiée s’impose comme une évidence.

La validation et la structuration des missions du futur DRH peuvent être faits en collaboration avec un prestataire externe, qui va aider les managers à organiser la fonction.