Quelques points essentiels à considérer pour comptabiliser les aides à l’emploi ou à l’embauche en Belgique

L’embauche

À l’occasion de l’embauche d’un nouvel employé, bon nombre d’entreprises prévoient plusieurs aides. Certaines entreprises belges maintiennent ce genre de participations tout au long de la carrière de son salarié. En matière de comptabilité, ces contributions font l’objet d’un traitement particulier.Pourtant, la comptabilisation de ces subventions varie en fonction de la nature de celles-ci.

Les aides et les réductions ou l’exonération de charge

Toute simplification ou exonération de dépenses patronales n’est assujettie à aucun traitement comptable spécifique dans les comptes d’une entité. De par sa nature, le poste de charges approprié se retrouve débité d’une somme moindre que si la participation n’avait pas existé. Le plus souvent, l’expert-comptable à Saint-Gilles, Ixelles, Bruxelles rencontre ce genre d’opération en cas de modulation assurance chômage.

Quand ces contributions ont un effet significatif, une sorte d’indication doit être présentée dans l’annexe comptable.

Les aides et les conventions

Les primes et aides versées pour l’emploi ou l’embauche d’employés doivent être enregistrées telles que les subventions d’exploitation. Cela concerne notamment les versements forfaitaires ponctuels ou annuels.La plupart du temps, il s’agit de l’aide liée à l’embauche au sein des petites et moyennes entreprises ou de l’aide au profit d’un demandeur d’emploi en contrat de professionnalisation.

Quand la subvention est accordée sans aucune condition particulière à respecter. Dans ce cas, l’expert-comptable à Saint-Gilles applique la saisie comptable au moment de l’octroi de la subvention. L’expert du chiffre débite en effet le compte 4417 lié aux subventions d’exploitation à recevoir. En contrepartie, il crédite le compte 74 propre aux subventions d’exploitation. Si l’aide est versée au moment d’encaissement des sommes, le compte 512 sur la banque est à débiter et le compte 4417 à créditer.

Il se pourrait également que le versement de la subvention s’étale sur de nombreuses années et sans condition. Dans ce cas, une petite partie de cette aide se comptabilise en produits constatés d’avance.

Quand l’aide est conditionnée en respectant certaines conditions, les écritures comptables à considérer s’effectuent à la date de l’encaissement des fonds. Les versements sont en effet assimilés à des acomptes. Le compte 4419 concernant l’État et avance sur subventions est à créditer et le numéro de compte 512 propre à la banque à débiter.

Les subventions caractérisées par des remboursements forfaitaires

En général, l’expert en comptabilité est amené à comptabiliser les remboursements forfaitaires de dépenses de personnel dans un compte particulier. Il privilégie en effet le compte de transfert de charges à la place du compte de subvention d’exploitation. Au moment de l’octroi de l’aide, le comptable débite le compte 443 associé aux opérations particulières avec l’État. En échange, il prend en compte le compte créditeur 791 sur le transfert de charges d’exploitation. À la date du versement, la subvention se comptabilise dans le débit du compte 512 et dans le crédit du compte 443.

Le plus souvent, ce genre de saisie des comptes sur la subvention concerne les prises en charge de la période de formation organisée par l’État.